by SPIDERPLUS

建設業界では近年ペーパーレス化が進んでいます。図面や報告書など、多くの文書を扱う建設業界において、ペーパーレス化はさまざまなメリットがあります。

エクセル帳票による電子化が進めば、従来の工事写真整理や手書きメモを転記する作業が不要に。

この記事では、建設業界における文書管理の課題や、ペーパーレス化のメリットを解説したうえで、エクセル帳票の作成を簡単に行える施工管理システムの機能性を紹介します。

建設業界におけるペーパー管理の問題点

建設業界におけるペーパー管理には問題点がたくさんあります。検索性、保管場所、セキュリティなど、課題を挙げはじめればキリがありません。ここでは4点に絞って確認していきましょう。

情報を探すのに時間がかかる

企業で管理すべき書類の種類はバラエティに富んでいます。見積書、発注書、契約書、報告書など、その他にも様々です。

毎日発生する書類を紙媒体で保存していれば、その量はさらに膨大に。情報を探すのに時間がかかるという問題が発生します。

保管場所が必要

ペーパー管理では保管場所がネックになることも。企業によっては書類保管専用の倉庫や管理室を用意しているところも少なくありません。

スペース管理や倉庫代のコストを考えると、デメリットは大きいでしょう。

紛失・情報漏洩のリスクがある

ペーパー管理では書類が紛失するリスクがあります。所在不明の書類を探しているうちに時間が過ぎていたなんてことも。データと違って復元することは難しいです。

また、重要書類を綴じたバインダーが誰でも閲覧できる状態の場合、情報漏洩のリスクが高まります。保管場所によっては人がいなくなる時間もあるため、部外者による書類持ち出しを警戒しなくてはなりません。鍵をかけて保管していても、鍵の管理者が不在のときは閲覧できないといった不便が生じます。

こうした不便を避けるために契約書類が担当者の机上や引き出しに置かれていることも非常に多く、ペーパー管理では常にセキュリティの課題が付きまといます。

紙資源のコスト

紙資源での管理では用紙代や印刷費などの費用がかかります。ペーパー管理の煩雑さにより業務時間がかさむことを考えれば、経営面のコストも看過すごせないでしょう。

最近では、二酸化炭素などの温室効果ガス削減や環境保全の観点でペーパーレス化が求められることも。紙の原料となる樹木を伐採し続ければ、二酸化炭素の吸収源となる森林が失われます。

CSRの一環として環境保全活動に取り組む企業が増えている今日では、紙資源での情報管理が環境面にも影響を及ぼすのです。

エクセル帳票導入によるペーパーレス化のメリット

これまで解説したペーパー管理の問題はエクセル帳票の導入によるペーパーレス化で解消できます。エクセル帳票を用いたペーパーレス化のメリットを見ていきましょう。

検索性の向上

エクセル帳票を導入すれば、重要書類を効率よく安全に管理できるだけでなく、検索性・一覧性の大幅な改善が見込まれます。

PCやタブレット上から目当ての書類を簡単に見つけられるため、わざわざ保管室へ移動したり紙をめくったりする必要がありません。検索性の向上は作業時間の削減や従業員のストレス軽減をもたらし、業務効率アップにつながります。

申請・報告などの情報共有がスピーディーに

紙媒体では一つの書類を離れた場所から同時に閲覧できません。そのため複数人のチェックが必要な申請・報告を紙で回すと、その書類がどこまで回っているのかが把握できなくなります。誰かが保留していれば業務も滞ります。

一方、申請書や報告書をペーパーレス化すれば「見える化」が進み、情報共有がスピーディーに。工程ごとにフォルダ分けするなど、管理法を工夫すれば、文書の進み具合も一目瞭然になります。社員も成果を確認しやすくなりますから、意欲も高まるでしょう。

オフィススペースの有効活用・小規模化

紙媒体では専用の保管場所を設けていた企業も、エクセル帳票によるペーパーレス化で場所が空けば、オフィススペースを有効活用できるようになります。

総務省が発表した野村総合研究所の事例によれば、不要な書類を処分し、法的に紙での保存が義務付けられていない書類を電子化したところ、共用キャビネットが90本から28本（69%削減）に、個人キャビネットも340本から151本（56％削減）にまで減らせたそうです。

劇的な変化が見込めるため、企業によってはオフィスを小規模化し、賃料を抑えられるというメリットも期待できるでしょう。

セキュアな管理が可能に

エクセル帳票の導入によりペーパーレス化が進むと、セキュアな管理が可能に。バインダーの持ち出しによる情報漏洩や、原本の紛失・劣化といった懸念がなくなります。

また、電子化すれば閲覧制限がかけられるだけでなく、パスワードを設定することでセキュリティをいっそう強化できます。誰がいつ資料を閲覧したのかを記録できるログ管理を組み合わせれば、改ざんの危険性も低減できます。

コスト削減

文書の電子化は、印刷費、用紙代、インク代といったコストを大幅に削減します。企業によっては複合機などの設置数を減らして、機材のリース料を減らせる可能性も。

また、紙資源の減少により温室効果ガスの削減に寄与できるなど、環境コストも減らせます。

BCP対策にもつながる

ペーパー管理では、予期せぬ火災や地震などの災害時に、保管場所の被害が重要書類の損失に直結します。復旧のための再出力や、取引先への書類作成依頼など、時間と労力双方の面でコストがかかります。

しかし、エクセル帳票で電子管理をすれば、災害時の被害を最小限に抑えられます。ペーパーレス化には、災害後の事業復旧・継続につながるBCP対策のメリットもあるのです。

SPIDERPLUSでエクセル帳票を自動作成！

メリットの多いエクセル帳票によるペーパーレス化。レゴリス社の開発した施設管理アプリ「SPIDERPLUS」を導入すれば、簡単に実現できます。

「SPIDERPLUS」を使えば、記録した工事写真やメモを自動でエクセル帳票にて出力可能に。ここでは施設管理に必要な機能を詰め込んだ「SPIDERPLUS」の特長を紹介します。

SPIDERPLUSとは

「SPIDERPLUS」とは、図面管理や工事写真機能など、現場の声に応えて施設管理に必要な機能をオールインワンで搭載したアプリケーションです。

例えばiPad端末に保存された写真はもちろん、内蔵カメラで撮影した写真もそのまま添付可能ですので、容易な図面管理を実現できます。

コメント入力・図面内手書き入力・図面内距離測定など多彩な機能も標準装備。工事写真機能では、現場で撮影した工事写真を簡単に写真帳にまとめられるほか、電子小黒板をカスタマイズして現場や業種ごとにテンプレート登録することも可能です。

「SPIDERPLUS」は2020年6月現在、契約者数600社、契約ユーザー数3,400人と、大幅な業務効率化を実現できるアプリとしてご好評いただいています。

テンプレートで帳票の自動作成が可能

「SPIDERPLUS」を使えば、スマホ・タブレットからアップロードされた写真・データをエクセル、PDFで帳票出力できます。

この機能により、誰でも簡単・スピーディーな報告書作成を実現。また、ユーザーカスタム帳票機能で帳票テンプレートのカスタマイズが可能です。

様々な帳票のエクセル出力が可能

「SPIDERPLUS」は、杭施工記録、配筋検査報告書、工事進捗表、仕上げ検査報告書など、様々な形式の帳票に対応。

従来の施工管理では、現場に図面を持ち運び、写真を撮影した後、紙媒体の情報を整理して事務所で報告書にまとめなければなりません。

「SPIDERPLUS」であれば、タブレットの記録入力画面から工事写真の紐づけやメモが簡単にできます。事務所に戻ってからも1クリックでエクセル出力が可能なため、大幅な業務効率化が見込めます。

SPIDERPLUSの導入で建設事業の課題を解消

検索性、セキュリティ、コストなど、従来のペーパー管理には問題点が多々ありますが、これらは電子化を進めることで簡単に解決できる課題です。

容易なエクセル帳票出力・管理を可能にする「SPIDERPLUS」を導入すれば、ペーパーレス化を簡単に実現できるはず。

「SPIDERPLUS」は1ヶ月の無料トライアルから、お試しが可能です。ペーパー管理に伴う建設事業の課題を解消したい方は、試してみてはいかがでしょうか？