図面管理をペーパーレスにするメリットは？働き方改革にもつながる業務効率化の方法！
- 働き方
大きな現場を担当していると、何千枚、何万枚にもなる図面の管理や、デジカメで撮影した箇所を図面と紐付けるための事務所での作業などが大変です。
帳票作成や図面管理の作業量は膨大なので、それに割く時間を短縮したいと考えている人も多いでしょう。
そこで、この記事では図面管理の業務を効率化する方法について解説します。
目次
建設現場が抱える課題とは?
過酷な仕事と表現されることもある建設現場は、さまざまな課題を抱えています。
まず、どのような課題があるのか、具体的に2つ取り上げて説明します。
①業務が膨大で労働時間が長くなりがち
建設業界は、他の業界と比べて労働時間が長いことで知られています。
厚生労働省の調査によると、建設業の総労働時間はその他の業界の平均と比較して年間で300時間以上も差が出ているのが現状です。
残業時間が月に100時間を超えたり、サービス残業が常態化したりということも珍しくありません。
建設現場では納期が短期に設定されることも多く、それに間に合わせるために長時間労働が生じているという背景があります。
②人手不足が深刻
少子高齢化が進み、どの業界でも人手不足が叫ばれていますが、建設現場の人手不足は特に深刻です。
若年層で建設業界に就く人の数は減少しており、稼働する職人と、職人をマネジメントする技術者の両方が不足しています。
建設業界に「きつい」「汚い」「危険」という3Kのイメージが定着していることや、他の業界に比べて福利厚生が充実していないことなどが、若手の建設業界離れを招いている要因です。
人出不足により職人の労務費はかさみ、建設コストの増加につながっています。
ペーパーレスにより建設現場の課題を解決できる！
建設現場が抱える課題を解決するには、ペーパーレス化が有効です。
では、図面を紙で管理することにはどのようなデメリットがあるかを見てみましょう。
紙で管理することで生じるデメリット
図面を紙で管理していると、リスクは高くなります。
例えば、複数の現場を管理している場合、現場毎に何枚もの図面があり管理に手間取ります。
その結果、効率が悪くなり作業時間が大幅に超過する結果に。
また、必要な図面を見つけるのに時間が取られたり、事務所にある紙図面を何度も確認しに行ったり。
管理の手間だけで、仕事時間が大幅に削られてしまうこともあるでしょう。
別のデメリットは、紙そのものが劣化してしまうことです。
現場で図面が風雨にあたったり汚れたりすると、せっかく作った図面が読めなくなってしまいます。強風で飛ばされることにより、情報漏えいにつながるリスクもあります。
図面管理システムの導入がおすすめ！
紙の図面を扱うことによるデメリットに悩まされているなら、図面管理システムを導入してみるのがおすすめです。図面管理システムを使えば図面の管理がぐっと楽になり、紛失などのリスクも軽減できます。紙の図面管理で起こりうる、さまざまなデメリットを簡単に解決することができるのです。新しいシステムを導入することには気後れする人も多いですが、使ってみるとその便利さがわかり、なくてはならないものとなるでしょう。
図面管理システム「SPIDERPLUS」でペーパーレス化するメリット
建設業の業務効率化を実現できる図面管理システムの一つが、「SPIDERPLUS」です。この段落では、「SPIDERPLUS」でペーパーレス化することによりどのようなメリットがあるのかを解説します。
①多くの図面管理が可能
従来の紙図面では管理しきれなかった多くの図面をSPIDERPLUSを使ってデータ化できれば、現場毎に図面管理ができる他、図面にメモや写真を貼り付けることができます。
撮影した写真データには、工種や撮影場所、略図などの情報も集約されているため、写真帳が完成します。
現場や顧客など、カテゴリを絞って検索することもできるため、必要な写真をすぐに閲覧することが可能です。
すべてが電子化されているので物理的なスペースも不要となり、オフィスもすっきりするでしょう。
②写真や記録と図面を紐づけられる
「SPIDERPLUS」では、写真やメモなどの記録を図面と紐づけて保存することも可能です。
クラウドサーバーに図⾯や写真などを大量に保存しておくことができ、そのデータをiPad端末にて確認できます。
事務所や現場などどこにいても、工事に関係する資料や過去の参考写真などを閲覧でき、図⾯管理と情報共有が簡単にできるのです。
この機能により必要な情報をその場ですぐに確認できるため、現場の業務効率化を進められます。
情報の共有がしやすくなることで、社内外のコミュニケーションを円滑にすることも可能です。
③簡単に共有できる
図面管理システムを利用すると、部門に関係なく図面の共有ができるのもよい点です。
部門の垣根を越えて、他部門の図面データに簡単にアクセスすることができるようになります。
これまでは、他部門の情報を参照するにはその都度、部門の許可が必要だったかもしれません。「SPIDERPLUS」を導入すればその手間は不要になり、必要な情報がすぐに手に入ります。
この共有機能により全社的なナレッジ共有ができ、有益な情報を皆が閲覧できるようになります。
④面倒な写真整理や帳票作成の業務をカットできる
「SPIDERPLUS」を使うと、現場で撮影した工事写真を簡単にアップロードしてまとめることができます。
アップロードした写真を使えば、報告書は短時間で作成できるようになります。
これまで膨大な時間がかかっていた写真整理や帳票作成などの業務を短縮することができるのです。
「SPIDERPLUS」の管理下にあるデータは、さまざまなファイルで閲覧できます。
Excel ・PowerPoint・Wordだけでなく、CADEWA・Tfas・tiff・Auto-CAD・SXF-CAD・Jｗ_CAD・Rebroなどにも対応しています。
各種ファイルに幅広く対応しているので、普段使っているアプリケーションでそのまま操作することが可能です。タブレット端末があれば現場でもさまざまなデータを簡単に確認でき、打ち合わせのときにも役立ちます。
⑤業務効率化により労働時間を短縮できる
通常、図面が増えて１万枚を超えると、管理コストがかかってミスも多くなりがちです。
しかし、図面管理システムを導入すれば業務効率化でき、管理コストやミスも抑えられます。
報告書の作成や図面の管理・共有がスムーズにできるので、それらに充てていた時間を別の有意義な活動のために用いられるでしょう。
キーワードやカテゴリなどにより図面データを検索すれば、必要な図面を効率よくピックアップすることも可能です。
SPIDERPLUSでペーパーレス化した感想をチェックしてみよう！
実際に「SPIDERPLUS」を導入したユーザーは、どのような感想を抱いているのかチェックしてみましょう。
まず挙げられるのは、図面の電子化により書類整理が容易になったという声です。
また、「ペーパーレス化できるため、図面の持ち運びが便利」と、現場へのデータの持ち運びやすさを評価する意見も目立ちました。
「現場へ行く際に束の図面を持ち歩く必要がなくなった」
「ペーパーレス・黒板レスで手荷物が減った」
「施工図やデジカメの持参が不要になった」
などという声も多く、仕事の荷物を少なくするのにも役立っていることがうかがえます。
紙とは違い、天候をあまり気にせずに利用できるメリットを挙げる声もありました。
別の感想は、「多数の図面をストックできる安心感があり、ストレスが軽減された」というものです。
大きくてかさばる図面も大量にアップロードして一括で管理できるため、管理の煩わしさから生じるストレスから解放されるのです。
「社内会議などにも応用してペーパーレス化が進められた」と、社内の利便性アップに活かされたという意見もありました。
