3つの建設業向けリモートワークツールをご紹介!(Web会議Zoom、ビジネスチャットdirect、施工管理SPIDERPLUS)
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現在、新型コロナウイルスの影響で、様々な大規模なイベントや集会が中止、もしくは延期になっており、企業においては、社内外の日々の会議や日常的なコミュニケーションの取り方、業務の進め方においてリモートワークを実現するツールの導入・利用が急務になっている。

まだ社内で導入されていない建設業の方は、下記のリモートワークツールをぜひ参考にしていただきたい。

リモートワーク

建設業においてリモートワークツールが活躍するシーン

建設業において業務上、コミュニケーションの取り方は様々あるが、大きく分けると下記のようなシーンがあり、それぞれのシーンで活躍するリモートワークツールがある。

  1. 社内外の複数人が参加する会議・会合・ミーティング
  2. 社内の日常的なコミュニケーション
  3. 現場とのやり取り

Web会議システム「Zoom(ズーム)」でリアルタイムのコミュニケーション

会議など複数人で直接会ってコミュニケーションを取るシーンに

最近の情勢を踏まえ、「社外の人との打合せは原則禁止」「3名以上での打合せは原則禁止」など、稼働している現場でもコミュニケーションの取り方にかなり厳しい条件やルールが設けられつつある。

しかしながら、電話、メールなどでは、複数人とリアルタイムに情報交換ができないため、会議や打合せなど、リアルタイムのコミュニケーションの場面でWeb会議システムのようなツールが必要になってくる。

様々なWeb会議システムが存在するが、今回は今世界中で注目されている
Zoom(ズーム)を紹介したい。

Web会議システム「Zoom(ズーム)」とは

ZOOMは世界で75万もの企業が導入しているWeb会議システムだ。

Zoom

Web会議システムZoom

従来のWeb会議ツールと大きく違う点は、会議を招集するホストアカウント以外はアカウントの作成自体が不要で、無料アカウント(最大通話40分まで)でも、100人が同時に会議に参加できるところだ。

また、招集するホストアカウントが発行したURLをクリックするだけで、会議へ参加することが可能な点も他のサービスとは異なり、かなり手軽だ。

Zoomの利用にあたって必要になる外部機器

もちろん、Web会議実施にあたっては、WEBカメラやマイク・スピーカーなど、映像・音声を入力・出力する外部機器も必要にはなるが、リモートワークであれば、各自のノートPCに予めついているものがあれば、それで十分だ。

会議室の複数人が1アカウントで参加する場合は、少し高額なWEBカメラ、マイク・スピーカーの使用をオススメする。

ちなみに弊社では、Webカメラにlogicool(ロジクール)社製の BRIO (ブリオ)を使用し、
大会議室ではYAMAHA製のマイク・スピーカーを使用している。

使用する機器については、良いものを求めだすとキリがないところもあると思うので、手軽に始められるもので、まずはスタートしてみるということをオススメする。
また、企業で利用するので、レンタルやリースでの利用も視野に入れても良いと思われる。

Web会議において、送受信するデータはいくら圧縮されているとはいえ、音声・動画データになるいので、快適な通話品質を求める場合、何より、社内のインターネット環境・回線速度も気にしたいところだ。
可能なら、せめて主催者は有線LANに接続した状態でオンライン会議を開催したい。

スマホやタブレットのアプリでZoomを利用できるの?

スマホアプリでWeb会議可能

ノートPCは全員が持っていない、出先などでノートPCを使いにくい、そんな場合、Zoomのアプリ使えば、スマホやタブレットでWeb会議に参加することができる。

スマホやタブレット端末にアプリがインストールされていれば、招待を受けたURLをクリックしてアプリで直接、Web会議に参加できる。
スマホ等ならカメラやマイクも別途用意せず、手軽に参加でき、マイクやカメラを必要に応じてON・OFFできるので、周りの人に気遣うかたちでの参加も可能だ。

リモートワークにおけるWeb会議のコツ

弊社では毎日・複数回、各部署毎などでWeb会議を実施しているので、Zoomは現在、リモートワークを実施する上で、ならないツールの一つになっている。

Web会議をまだ行ったことがない方にとって、不安な点も多いかと思うが、リモートワークにおけるWeb会議のコツとしては割とシンプルで、通常の会議と特に変わらないと考えている。

  • 参加者に対し、事前にアジェンダを共有しておく
  • 会議と同時進行で議事録(できればG Suiteなどのオンラインで)を作成する
  • タイムキーパーを設定し、決められた時間内、できるだけ短時間で終わらせる
  • 参加できない人のために後ほど次回開催日時とともに議事録を共有する

などだ。

そして、リモートワーク期間中の部署内のWebミーティングで最も重要なことは、

  • 朝・夕など決まった時間にコミュニケーションを兼ねてWeb会議を実施する

ということだと筆者は考え、極力実行している。

一般的に社内での雑談などは「不要なこと」と捉えられがちだが、実は「雑談」は、現場での細かい意見交換や改善に向けたアイデアを出し合う場として、業務を遂行する上で、重要なコミュニケーションの場になっている場合が多い。

ことさらリモートワークになると、普段よりコミュニケーションの機会がどうしても減ってしまうため、雑談の時間も含めた定期的なWeb会議の実施をオススメする。

毎日、指示や報告がテキストのやり取りだけでは、コミュニケーションロスも生まれ、人は互いに成長しないのだ。

尚、「いつでも話ができるようにつなげっ放しにしておく」というのはプライバシーの侵害になるので、やめるべきだろう。

Zoomは無料から、非常に簡単に利用開始できるので、良ければ、小さいコミュニケーション範囲からテスト導入をしてみていただきたい。
本格的に利用する場合は、有料アカウントへの移行をオススメする。

個人的に、Zoom以外にSkype、Googleハングアウト、Whereby(旧:appear.in)と複数のWeb会議ツールの使用経験があるが、やはりZoomがダントツに使いやすいと感じている。

▼Web会議システムZoomについて詳しくはコチラ
https://zoom.us/jp-jp/meetings.html

社内の日常的なコミュニケーションにおいて活躍するビジネスチャットdirect(ダイレクト)

建設現場と社内(事務所内)間のコミュニケーションにおいては、リアルタイム性と素早い情報共有ができるかが求められる。

また、特に現場とのコミュニケーションとして、写真を取りまとめたものを共有できれば、簡易的な報告手段として利用できる。

世に様々なチャットツールが存在するが、今回は弊社でも利用しているdirect(ダイレクト)を紹介したい。

ビジネスチャット「direct(ダイレクト)」とは

ビジネスチャットdirect

direct(ダイレクト)は国内2,000社以上が利用するビジネスチャットだ。

今や個人のインフラにもなったチャットツールLINEとは違い「ビジネスチャット」と銘打っているのは、下記のような理由が考えられる。

ビジネスチャットdirectのチャット画面

  • 日常的に個人が使用するサービスを業務で併用すると、業務中に公私混同した利用が発生する可能性がある
  • 守秘義務がある内容を誤って大勢に配信してしまう恐れがある
  • コミュニケーションの内容が企業の管理化に置けなくなる

建設業の皆さんにdirectをオススメする理由① ー事例紹介ー

実際に建設業でビジネスチャットを導入した事例を紹介したい。

とある企業では、夜間工事も日常的にあり、従来の夜間の緊急を含めた連絡手段として携帯電話(ガラケー)を使用していた。

ところが、携帯電話は1:1のコミュニケーション手段であるため、同時に多数の関係者に報告・連絡・相談をするには、手間が掛かる上に、問題解決のためのやり取りをするのに時間を要していた。

夜間などコミュニケーションの取りにくいところで活躍するビジネスチャットdirect

夜間に発生した緊急性を要する問題に対して、

  • 夜間なので、急な連絡が取れない
  • 電話なので問題の詳細を上手く伝えにくい
  • 同時に複数人に報告ができないので、問題解決まで非常に手間が掛かる

といった課題があった。

これは、日常的に夜間工事が発生する現場や企業にとって、非常にリアルタイム性に欠け、結果的に現場の遅延につながるリスクを常に抱えていたのだ。

ビジネスチャットを使用してからは、

  • 24時間、時間を気にせずに報告・連絡・相談ができる
  • 第一報を写真や画像で送るなど、具体的に即時的な情報共有ができる
  • 手が空いている人がすぐに問題解決に協力できる
  • 送り手・受け手双方が自分に合ったタイミングで情報共有ができる

ということで、報告・連絡・相談の手間と時間を削減し、問題解決までのリードタイムを短くすることができ、結果的に現場の遅延リスクを大きく改善できた。

上記の事例を伺ったのは、導入間もない頃だったのだが、現在では社内での利用に関するルール策定も進み、より一層問題の早期解決につながっていることだろう。

日々の現場のコミュニケーションをリアルタイムに確実に行えることは、現場従事者もそうだが、管理する側にとっても非常に大きなメリットにつながっているはずだ。ひいては企業にとってのリスク回避や利益率の向上に貢献するものだと思われる。

建設業の皆さんにdirectをオススメする理由② ー報告書作成ー

従来、多くの建設現場の報告書作成は、工事写真を撮影し、表計算ソフトでまとめるといった手間が必要だった。

長らくこれらの業務が、どれだけ重労働で、非効率的、建設業の残業や長時間労働につながっているのか、という課題が表面化せず、具体的な解決策を見いだせずにいた。

その課題にアプローチしたのがビジネスチャットdirectだ。

directフォトビュー

directはチャットに複数の写真を添付・送信することで、Excel®形式での報告書を作成することができる機能がある。
これにより、状況報告や日報などを現場にいながら行うことができ、現場と事務所との往復や、現場が終わってからの写真整理や取りまとめなどの事務作業を減らすことができるのだ。

もちろんこれらの作業をスマートフォンのアプリで行うことも可能だ。
デジカメで撮影した写真を事務所に持ち帰って整理し、PCで記録帳票や日報を作っていたことを考えると、directを導入することで大幅に業務効率化につなげることができる。

こちらはdirectの「direct PhotoView」オプションを利用して実現する機能なので、詳しくはコチラの「direct PhotoView」のページをご覧いただきたい。

建設業の皆さんにdirectをオススメする理由③ ーSPIDERPLUSとの連携ー

現場管理アプリSPIDERPLUS(スパイダープラス)とdirectを連携させることができ、SPIDERPLUSの検査結果をdirectで送ることができる。

先ほど「directをオススメする理由② ー報告書作成ー」で報告書を共有できることを紹介したが、SPIDERPLUSには様々な検査機能や、図面に紐付いた写真帳を作成することができ、それらを現場にいながらdirectを介して情報共有できる。

SPIDERPLUSの検査結果をdirectで共有することができる

こういった連携は正に建設業向けで、現場業務をリモートワーク化できるツールの使い方ではないだろうか。

まだ社内でチャットツールやコミュニケーションツールを導入していない企業はぜひこの機会に検討していただきたい。

現場とのやり取りで活躍する「SPIDERPLUS(スパイダープラス)」

現場管理アプリSPIDERPLUS

先程ご紹介した、現場管理アプリSPIDERPLUS(スパイダープラス)は、タブレット端末で図面や資料を持ち運べ、SPIDERPLUSに登録した図面データの上に検査結果を記録していくことができる、現場管理者にとって非常に便利なアプリだ。

検査結果を簡単に記録帳票にすることができるので、利用ユーザーからは、「月間数十時間の業務効率化につながった」と多くの声が届いている。

では、SPIDERPLUSを使用したリモートワークの流れを紹介しよう。

SPIDERPLUSを使用したリモートワーク事例

大規模な現場の管理業務は一人で完結できるものではない。
複数人で検査を分担をしたり、場合によっては協力会社に委託をしながら遂行していくのが一般的だ。

SPIDERPLUSを現場管理で使用することで、下記のようなリモートワークを実現することができる。

  1. 上長が予めSPIDERPLUSの図面データ上に検査箇所の指示を入れる
  2. 検査員がSPIDERPLUSの図面の指示内容を見ながら現場で写真撮影・メモを記録
  3. 検査員→上長に検査記録終了を報告
  4. 上長はSPIDERPLUSで検査結果を確認(記録帳票も簡単に作成可能)

ということで、上長は現場に行くことなく検査業務の指示が出せ、結果の確認もできるうようになる。
つまり、上長⇒自宅、検査員⇒現場というリモートワークも可能になるのだ。

厳密に「こういった遠隔での指示や業務の進め方はリモートワークとは言えない」と言われればそれまでだが、こういった建設業に特化したアプリやサービスを積極的に活用していくことで、次世代の働き方の構築にもつながっていくということをお約束したい。

3つの建設業のリモートワークツールで現場の課題解決!

今回ご紹介した下記の3つのリモートワークツールについていかがだったろうか。

これらのツールの導入でリモートワークが実現できるのはもちろん、すでに多くの企業が導入済みで、必ず業務効率化がはかれるツールばかりなので、「まだ導入していない」「現在検討中」という建設業の方は、ぜひこの機会に、まずは支店・支社などの小規模な単位からの導入を進めてみてはいかがだろうか。

導入後はきっと「これナシでは業務に支障が出る」というツールになるのではないかと思う。

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